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7 Passos para Criar Apresentações Eficazes e Criativas

Nota: Este conteúdo foi escrito antes da BrainStory, marca que evoluiu da Slide Lab.

 

Apresentações eficazes e criativas não são fáceis de conseguir. Exigem sempre esforço, trabalho e dedicação. Não há dúvida que não há apresentações eficazes e criativas que sejam feitas de forma espontânea e não planeada. A sua preparação exige muito do apresentador, antes e durante a própria apresentação.

Por isso mesmo decidimos dedicar um post a este tema e partilhar consigo os 7 passos que, na Slide Lab, consideramos serem os mais importantes para a criação de apresentações eficazes e criativas.

1 – TEMPO

Apresentações eficazes e criativas começam sempre, sempre a ser preparadas com muito tempo de antecedência. Só com tempo poderá estudar previamente a sua audiência, documentar-se devidamente quanto ao tema que tem em mãos para apresentar, conseguir construir uma boa história que dê suporte à sua ideia, e, por fim, conseguir dedicar-se (ou pedir a alguém que se dedique) à parte visual da apresentação. Por fim, também só com tempo poderá conseguir treinar, treinar muito antes do grande dia.

2 – OBJETIVO

Para conseguir uma apresentação eficaz é muito importante começar por definir bem qual o seu objetivo com essa apresentação. Há muitos tipos de objetivos e nem sempre o seu objetivo é vender algo. O seu objetivo pode ser fazer com que a audiência aceite uma mudança na empresa, ou passe a agir de uma forma diferente face a uma dificuldade. Há tantos objetivos quanto há apresentações, o importante aqui é saber ao certo qual é o seu. Lembre-se que um objetivo deve ser algo de concreto e realizável.

 3 – AUDIÊNCIA

Conhecer a sua audiência é o segundo passo para uma apresentação eficaz e bem-sucedida. A apresentação deve ser construída sempre e em qualquer circunstância em função da audiência. Se estiver a apresentar o tema A para um grupo de crianças, não será o mesmo que apresentar o mesmo tema A para um grupo de adolescentes, ou para um grupo de pais. Cada audiência é particular e única, e há que ter em consideração as suas características quando começar a preparar qualquer tipo de apresentação. Deve perguntar-se coisas como: Conhecem algo sobre o tema que vamos tratar? Ou é a primeira vez que vão ouvir falar dele? São pessoas dinâmicas ou têm um perfil mais conservador? Idades, valores, culturas, línguas, … tudo é importante e deve ser levado em conta quando começar a preparar a sua apresentação. A sua apresentação só será eficaz se conseguir chegar a essa audiência e “transformá-la” de alguma maneira. A sua mensagem tem de deixar um “eco” nessa audiência. Para isso, há que conhecê-la desde início.

4 – ESTUDO

Para além do estudo da audiência é muito importante estudar o tema que vai apresentar, seja ele uma teoria, uma história, ou um projeto seu. É sempre importante documentar-se bem, analisar o que já foi publicado sobre o tema, verificar projetos semelhantes que tenham já sido apresentados e perceber em profundidade a história que quer apresentar. A audiência espera que quem vai apresentar, esteja o mais informado possível sobre o tema. E essa é também a única forma de o apresentador se sentir à vontade perante a audiência para responder a todo o tipo de questões. O apresentador deve, no momento da apresentação, sentir-se a pessoa mais “capacitada” para falar sobre esse tema e deve demonstrá-lo perante a audiência. É certo que uma pessoa nunca sabe tudo sobre um tema, e deve ter a humildade de saber que há sempre quem saiba mais, mas tem ao mesmo tempo a obrigação de estar o mais possível dentro do assunto.

5 – HISTÓRIA

Conhece a sua audiência e está bem documentado sobre o tema que vai apresentar? Está na altura de começar a pensar numa boa história que dê suporte à sua ideia. Contar uma boa história é a melhor forma de envolver a sua audiência e deixar na sua mente bem implantada a ideia que pretende. Não importa se vai vender um produto, aprovar um projeto, explicar uma ideia… no final o seu objetivo é sempre fazer com que a audiência adira à sua ideia. As histórias têm o poder de mover as pessoas, fazê-las agir, seja essa ação o que seja. Aceitar uma mudança na empresa, aderir a um projeto voluntário, comprar um livro, aprovar um novo produto na empresa… a lista aqui é infindável, mas a fórmula vencedora é sempre a mesma, o poder de uma boa história.

6 – VISUAIS

Uma boa história, por si só, é suficientemente poderosa para mover uma audiência, mas apresentações eficazes e criativas contam sempre com um forte apoio visual. Se não pode recorrer à ajuda de agências de apresentações profissionais, não está tudo perdido. Poderá sempre criar um bom apoio visual recorrendo a imagens impactantes e que o ajudem a contar a sua história. O segredo aqui não é a ferramenta que usa (PowerPoint, prezi, keynote) mas sim a forma como a usa. Aconselhamos a que recorra a poucas palavras escritas e a muitas imagens visuais. Palavras-chave sim, podem ajudá-lo a divulgar a sua ideia, mas mais do que palavras, imagens. Use e abuse de boas imagens, símbolos, ícones que o ajudem a passar, da melhor forma possível, a sua ideia.

7 – TREINO

Por fim, depois de passar por todas as etapas que descrevemos anteriormente é sempre, sempre necessário treinar, ensaiar. Ensaiar a sua apresentação, no tempo que tem disponível, com os recursos que vai usar (por exemplo: projetor, TV, quadro…) é tão ou mais importante quanto os passos anteriores. Treine, várias vezes, e, se possível, em algum momento, em frente de alguém. Ter feedback direto enquanto está a treinar é muito importante e irá ajudá-lo a estar preparado para o dia da apresentação.

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