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Digitalização de Eventos

A pandemia, que virou do avesso a vida de todos pelo mundo fora, acelerou algo que muitas empresas teimavam em fazer vista grossa ou a deixar para amanhã: a digitalização. De um dia para o outro, o contacto pessoal esfumou-se e as organizações e os clientes deram um salto para o futuro, forjando uma revolução.

Começou pelas reuniões e aulas. A plataforma Zoom e outras passaram a estar nas bocas do mundo. Com o dever de confinamento ou perante essa recomendação, observou-se também o crescimento das encomendas/compras online e das plataformas de entrega de comida. O peso do comércio digital em Portugal subiu de 10% para 18% desde o início da pandemia.

O Clubhouse surgiu para dar voz àqueles que queriam debater por debater, porventura saturados do cativeiro - o Twitter e o LinkedIn seguiram-lhe a pegada. A digitalização observou-se também no mundo cultural, com várias visitas virtuais em museus e outros espaços, e artístico, com músicos e bandas a criarem eventos online. 

Para as empresas, a organização de eventos foi um desafio gigante. E estes podem dividir-se em workshops, palestras, webinars, entrevistas, conversas informais de um grupo de pessoas sobre determinado tema e até em lives numa qualquer rede social. A última edição da Web Summit, por exemplo, foi 100% digital, trocando palcos por canais - a empresa do seu fundador vendeu até um exemplar da plataforma digital às Nações Unidas. A Web Summit testou ainda, na última edição, outros formatos como o Mingle, um espaço digital para videochamadas rápidas para tentar colmatar a ausência de um evento físico.

Há naturalmente algumas desvantagens e muitas vantagens quando falamos em eventos virtuais. Por exemplo, embora possa haver algum impacto no que toca ao networking e ausência de contactos que geram mais confiança, sendo a captura do interesse do participante um desafio constante, há a possibilidade de, para além de cortar nas despesas e poupar o ambiente, juntar uma plateia maior, sem limitações geográficas ou fronteiras, em vários canais ou plataformas e fazer passar uma mensagem de que a empresa está preparada para estes tempos incertos: adaptação e inovação. Pela natureza dessa interação, a credibilidade da marca e as receitas pós-evento podem e devem aumentar, até porque os dados coletados para o acesso ao evento poderão resultar no anúncio de campanhas, produtos e ideias de uma forma mais personalizada.

Tecnicamente, claro, a organização do evento terá de ser imaculada: é chave ter câmaras de qualidade, bons microfones, computadores ou aparelhos com ligação excelente à Internet, ótima iluminação e uma sala com poucos ruídos externos. Depois, deve-se obviamente conhecer o público-alvo, definir temas e horários e testar as tais ferramentas mencionadas em cima. Mesmo que um dia as vacinas eliminem o vírus e as nossas vidas voltem ao que eram, adivinham-se que estes eventos se mantenham online ou até híbridos em muitos casos, potenciando ainda mais a elasticidade da marca.

 

Em texto para a revista “Forbes”, Daniel Newman, analista da Futurum Research e CEO do Broadsuite Media Group, deixou algumas pistas sobre como montar um evento virtual sublime:


  • Manter a identidade da marca. Isto é, perceber o que seria completamente indispensável trazer do evento físico para o digital para que a plateia sinta a mesma atmosfera. “Toques pessoais, uma aparência e sensação especiais, assim como o acompanhamento pré e pós-evento podem desempenhar um grande papel em tornar o evento digital um grande sucesso.”
  • Tempo e relevância. Os oradores do evento ou os diferentes segmentos devem ter, à imagem do que acontece nas Ted Talks, um tempo estipulado. Assim, a natureza das participações será mais refinada, mais rica e relevante do que nunca. “Faça todos os esforços para oferecer as soluções necessárias, ideias inovadoras, tudo com foco no que os seus clientes atuais e potenciais clientes mais precisam da sua empresa naquele momento. Não se esqueça de incluir alguma inspiração ao longo do caminho e você terá a receita para o evento digital perfeito.”

Respeitar horários e desafios atuais da plateia. O autor refere-se a estes tempos em que vivemos em pandemia, com filhos em casa, dificuldades diárias diferentes e constantes, assim como mais responsabilidade e provavelmente mais horas de trabalho. Ou seja, não há aquele humor levezinho de quem viaja para outra cidade ou estrangeiro para ouvir umas palestras ou apresentações. Sendo assim, questiona o autor do texto, como criar conteúdo que é interessante e que se foca nas necessidades de cada indivíduo da plateia online e que em simultâneo é de fácil acesso para ele (consegue encaixar no seu dia atarefado) e que o faça querer interagir?

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